w Zarządzie Cmentarza Bródzieńskiego

 

Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1.

1. Wprowadza się  Procedurę zgłoszeń wewnętrznych w ZCB, zwaną dalej „Procedurą”.
2. Procedura określa zasady i tryb zgłaszania przez sygnalistów informacji o naruszeniu prawa, w tym informacji o uzasadnionym podejrzeniu dotyczącym zaistniałego lub potencjalnego  naruszenia prawa oraz ochrony sygnalistów w rozumieniu ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

§ 2.

 

1. Celem Procedury jest w szczególności określenie:

1)    naruszeń prawa podlegających zgłoszeniu wewnętrznemu;

2)    zasad przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń wewnętrznych, w tym działań następczych;

3)    roli, zakresu zadań i obowiązków uczestników postępowania;

4)    zasad zachowania poufności tożsamości osób do tego uprawnionych;

5)    ochrony sygnalistów przed działaniami odwetowymi.

2. Zasady zawarte w Procedurze nie naruszają, ani nie ograniczają obowiązku informowania bezpośrednio przełożonych o wszelkich zauważonych nieprawidłowościach, jak również zawiadamiania właściwych organów państwowych zgodnie z ich kompetencjami, w szczególności w przypadku uzasadnionego podejrzenia popełnienia przestępstwa.

§ 3.

 Ilekroć w Procedurze jest mowa o:

1)    działaniu następczym – należy przez to rozumieć działanie podjęte przez pracodawcę

w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń;

2)    działaniu odwetowym – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;

3)    informacji o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Ośrodku, w którym sygnalista pracuje, pracował lub utrzymuje, utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;

4)    informacji zwrotnej – należy przez to rozumieć informację przekazaną sygnaliście na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;

5)    dyrektorze – należy przez to rozumieć Dyrektora ZCB;

6)    kontekście związanym z pracą – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;

7)    organie publicznym – należy przez to rozumieć naczelne i centralne organy administracji rządowej, terenowe organy administracji rządowej, organy jednostek samorządu terytorialnego, inne organy państwowe oraz inne podmioty wykonujące z mocy prawa zadania z zakresu administracji publicznej, właściwe do podejmowania działań następczych;

8)    osobie, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;

9)         osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;

10)     osobie powiązanej z sygnalistą – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty w rozumieniu art. 115 § 11 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz. U. z 2024 r. poz. 17);

11)     pracodawcy – należy przez to rozumieć ZCB;

12)     pracowniku – należy przez to rozumieć osobę zatrudnioną w ZCB na podstawie stosunku pracy bez względu na podstawę nawiązania tego stosunku, rodzaj stanowiska, rodzaj umowy o pracę i czas jej trwania;

13)     rejestrze – należy przez to rozumieć rejestr zgłoszeń wewnętrznych;

14)     sygnaliście – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która dokonuje zgłoszenia  o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą niezależnie od zajmowanego stanowiska oraz formy zatrudnienia;

15)     ujawnieniu publicznym – należy przez to rozumieć podanie informacji o naruszeniu prawa do wiadomości publicznej;

16)     upoważnionej osobie do przyjmowania zgłoszeń – należy przez to rozumieć pracownika posiadającego pisemne upoważnienie pracodawcy do przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, podejmowania działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób wymienionych w  zgłoszeniu wewnętrznym;

17)     ZCB – rozumie się przez Zarząd Cmentarza Bródzieńskiego;

18)     ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r. poz. 928);

19)     zgłoszeniu wewnętrznym – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie informacji o naruszeniu prawa upoważnionej osobie dokonane w oparciu o przepisy Procedury;

20)     zgłoszeniu zewnętrznym – należy przez to rozumieć ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa.

Rozdział 2

Zakres podmiotowy oraz przedmiotowy, wyłączenia

§ 4.

1.Przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego mogą być informacje o naruszeniu prawa, polegającym na działaniu lub zaniechaniu niezgodnym z prawem lub mającym na celu obejście prawa, w dziedzinach wyszczególnionych w ustawie, w szczególności dotyczących:

1) korupcji;

2) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

3) ochrony prywatności i danych osobowych;

4) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

5) ochrony konsumentów;

6) ochrony środowiska.

 

2. Przepisy Procedury stosuje się również względem osoby pomagającej
w dokonaniu zgłoszenia wewnętrznego oraz osoby powiązanej z sygnalistą.

§ 5.

 

1.Przepisów Procedury nie stosuje się, jeżeli:

1)    zgłoszenie wewnętrzne nie zostało dokonane w kontekście związanym z pracą, nie dotyczy dziedzin wymienionych w ustawie lub osoba działała w złej wierze;

2)    informacja o naruszeniu prawa została zgłoszona na postawie przepisów odrębnych
i podlega rozpoznaniu zgodnie z procedurą określoną odrębnym zarządzeniem;

3)    zgłoszenie wewnętrzne zostało dokonane przez sprawcę naruszenia prawa, który w związku z dokonanym zgłoszeniem wewnętrznym wywodzi korzystne dla siebie skutki prawne;

4)    informacja dotyczy sytuacji wyłączonych ustawowo.

2.Zgłoszenie anonimowe nie podlega rozpoznaniu w oparciu o przepisy Procedury.

Rozdział 3

Podmioty upoważnione do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych i działań następczych

§ 6.

Osobą upoważnioną do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej jest wyznaczony pracownik przez Dyrektora ZCB.

Rozdział 4

Zespół ds. rozpatrywania zgłoszeń wewnętrznych

§ 7.

W uzasadnionych przypadkach zgłoszenia wewnętrzne mogą podlegać postępowaniu wyjaśniającemu, prowadzonemu przez powoływany przez Dyrektora ZCB, Zespół ds. rozpatrywania zgłoszeń wewnętrznych, zwany dalej Zespołem, który po zakończeniu postępowania ulega rozwiązaniu.

§ 8.

1.  Zespół obraduje na posiedzeniach.

2.  Pracami Zespołu kieruje Dyrektor ZCB lub wyznaczony przez niego pracownik.

3.  Z posiedzenia Zespołu sporządzany jest protokół zawierający, w szczególności listę pracowników uczestniczących w posiedzeniu, ustalenia faktyczne oraz postanowienia końcowe. Protokół podpisywany jest przez wszystkich obecnych na posiedzeniu członków Zespołu.

4. Posiedzenia Zespołu nie są nagrywane ani utrwalane na żadnych nośnikach elektronicznych.

 

§ 9.

 

 W skład Zespołu wchodzi Dyrektor ZCB lub wyznaczony przez niego pracownik – jako

 przewodniczący Zespołu oraz dwóch pracowników wyznaczonych przez Dyrektora ZCB – jako

 członków Zespołu.

§ 10.

W przypadku postępowania wyjaśniającego prowadzonego przez Zespół,dalszą komunikację z

sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji

zwrotnej realizuje wyznaczony przez Dyrektora ZCB członek  Zespołu.

Rozdział 5

Dokonywanie zgłoszeń wewnętrznych

§ 11.

 

1.Sygnaliście umożliwia się dokonanie zgłoszenia wewnętrznego za pośrednictwem funkcjonujących w ZCB kanałów:

1)    w postaci pisemnej na adres korespondencyjny ZCB: Dyrektor ZCB z dopiskiem „Do rąk własnych”;

2)    osobiście, na dyżurze Dyrektora ZCB.

2.Przesyłki adresowane do dyrektora ZCB z dopiskiem „Do rąk własnych” nie podlegają otwarciu w kancelarii ogólnej ZCB i po zarejestrowaniu przekazywane są bezpośrednio do dyrektora ZCB.

3.W przypadku zgłoszenia wewnętrznego, dokonanego w sposób, o którym mowa w ust. 1 pkt 2) -  Dyrektor ZCB sporządza protokół spotkania, umożliwiając sygnaliście jego sprawdzenie, poprawienie i podpisanie.

§ 12.

 

1. Zgłoszenie wewnętrzne powinno zawierać, w szczególności:

1)    dane osobowe sygnalisty niezbędne do jego identyfikacji, tj. imię i nazwisko, stanowisko lub funkcję, dane kontaktowe;

2)    kontekst związany z pracą, w szczególności stosunek pracy lub innego rodzaju stosunek cywilnoprawny, w ramach którego uzyskano informację o naruszeniu prawa;

3)    datę i miejsce sporządzenia zgłoszenia wewnętrznego;

4)    dane osobowe osoby lub osób, których dotyczy zgłoszenie, niezbędne do ich identyfikacji,
w tym imię i nazwisko, stanowisko, komórkę organizacyjną, w której zatrudniona jest wskazana osoba;

5)    opis naruszenia prawa oraz określenie czasu, miejsca i okoliczności zdarzenia;

6)    wskazanie, czy informacja o naruszeniu prawa była wcześniej zgłaszana, a jeśli tak to komu
i jak zostało zakończone to zawiadomienie;

7)    informację, czy sygnalista wyraża zgodę na ujawnienie swojej tożsamości;

8)    podpis sygnalisty, za wyjątkiem zgłoszeń wewnętrznych dokonanych ustnie lub podczas bezpośredniego spotkania.

2.Na poparcie prawdziwości informacji o naruszeniu prawa sygnalista może do zgłoszenia wewnętrznego dołączyć dowody, wskazać dowody w jego treści lub dołączyć wykaz świadków.

§ 13.

Sygnalista przekazane informacje o naruszeniu prawa powinien traktować z należytą poufnością i powstrzymać się od rozmów o dokonanym zgłoszeniu wewnętrznym, z wyjątkiem uprawnień lub obowiązków wynikających z przepisów powszechnie obowiązującego prawa.

§ 14.

1.W przypadku gdy informacja o naruszeniu prawa dotyczy pracowników ZCB, zgłoszenie wewnętrzne należy przekazać w postaci pisemnej bezpośrednio do Dyrektora z dopiskiem „Do rąk własnych”.

2. Dyrektor przekazuje informację wskazaną w pkt. 1 do  rozpatrzenia  upoważnionej osobie do przyjmowania zgłoszeń  lub powołuje Zespół ds. rozpatrzenia zgłoszenia.

Rozdział 6

Zasady przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych

§ 15.

1. Po wpłynięciu zgłoszenia wewnętrznego z wykorzystaniem sposobów, o których mowa w § 11 ust. 1,upoważniona osoba  do przyjmowania zgłoszeń przeprowadza jego wstępną weryfikację formalną i merytoryczną, a następnie rejestruje je w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych.

2. Wstępna weryfikacja formalna i merytoryczna polega, w szczególności na badaniu, czy zgłoszenie wewnętrzne spełnia wymogi wynikające z ustawy oraz czy zostało skierowane do właściwego podmiotu.

§ 16.

1. W terminie 7 dni od otrzymania zgłoszenia wewnętrznego upoważniona osoba  do przyjmowania zgłoszeń potwierdza sygnaliście przyjęcie zgłoszenia wewnętrznego, w sposób wskazany przez sygnalistę w treści zgłoszenia.

2. Obowiązek potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego istnieje pod warunkiem, że sygnalista podał adres do kontaktu umożliwiający przekazanie potwierdzenia. Brak możliwości potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, upoważniona osoba do przyjmowania zgłoszeń odnotowuje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych.

§ 17.

Jeżeli zachodzi konieczność uzyskania dodatkowych informacji związanych z otrzymanym zgłoszeniem wewnętrznym, na każdym etapie sprawy upoważniona osoba do przyjmowania zgłoszeń kontaktuje się z sygnalistą, w sposób wskazany w treści zgłoszenia.

§ 18.

1. Zgłoszenie wewnętrzne jest rozpatrywane zgodnie z zasadami określonymi w Procedurze, o ile charakter lub przedmiot zgłoszenia nie warunkuje jego rozpoznania w trybie przewidzianym odrębnym zarządzeniem lub przepisami powszechnie obowiązującego prawa, ani nie zachodzi podstawa do wyłączenia przepisów Procedury.

2. Nie podejmuje się działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu wewnętrznym dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia wewnętrznego, nie zawarto istotnych nowych informacji o naruszeniu prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem wewnętrznym.

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 1 i 2, upoważniona osoba do przyjmowania zgłoszeń odnotowuje ten fakt wraz z uzasadnieniem w rejestrze oraz przekazuje informację sygnaliście.

Rozdział 7

Działania następcze

§ 19.

1.Po potwierdzeniu przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego, upoważniona osoba do przyjmowania zgłoszeń rozpatruje zgłoszenie wewnętrzne w celu oceny prawdziwości informacji o naruszeniu prawa, podejmuje z zachowaniem należytej staranności przewidziane w Procedurze działania następcze oraz przekazuje informację zwrotną sygnaliście.

2. Warunkiem przekazania informacji zwrotnej o której mowa w ust. 1 jest podanie przez sygnalistę  adresu do kontaktu.

3. Informację zwrotną przekazuje się:

           1) nie później niż 3 miesiące od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego;

           2) nie później niż 3 miesiące od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, w   przypadku braku możliwości przekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego.  

4. Informacja zwrotna zawiera w szczególności informacje o planowanych lub podjętych działaniach następczych, stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia naruszeń prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenia prawa.

§ 20.

     1.Weryfikacja zasadności zgłoszenia wewnętrznego odbywa się w ramach postępowania wyjaśniającego, toczącego się w oparciu o obowiązujące u pracodawcy regulacje oraz informacje uzyskane z komórek organizacyjnych, z uwzględnieniem rodzaju i charakteru zgłoszenia oraz z zastrzeżeniem zasad bezstronności, należytej staranności i poufności tożsamości.

1. Upoważniona osoba  do przyjmowania zgłoszeń  rozpatruje zgłoszenie wewnętrzne, po zapoznaniu z jego treścią i jest są zobowiązana poinformować dyrektora ZCB o wszelkich okolicznościach mogących wskazywać na brak bezstronności w stosunku do sygnalisty lub osoby wskazanej w zgłoszeniu.
2. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 dyrektor ZCB po analizie okoliczności podejmuje decyzję o wyłączeniu upoważnionej osoby  do przyjmowania zgłoszeń i wyznacza innego pracownika  odpowiedzialnego za rozpatrzenie zgłoszenia wewnętrznego. Powyższe nie wypływa na obowiązek zachowania tajemnicy, o którym mowa w ustawie.

 

§ 21.

1. Postępowanie wyjaśniające polega na sprawdzeniu i analizie okoliczności zawartych
   w zgłoszeniu wewnętrznym, w szczególności zbadaniu przedstawionych dowodów i wysłuchaniu osób.
2. W ramach postępowania wyjaśniającego mogą być podejmowane w szczególności następujące czynności:

1)      analiza przepisów prawa i obowiązujących regulacji wewnętrznych;

2)      zwrócenie się do pracowników, pisemnie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej,
o przekazanie dokumentów, materiałów lub informacji niezbędnych do przeprowadzenia działań następczych;

3)      wysłuchanie osób mogących mieć wiedzę o zgłoszonej informacji o naruszeniu prawa;

4)      zgromadzenie dokumentów niezbędnych do oceny prawdziwości informacji o naruszeniu prawa.

 

§ 22.

 

1. Na wniosek upoważnionej osoby do przyjmowania zgłoszeń, kierownik komórki organizacyjnej lub inny pracownik jest zobowiązany w szczególności:

1)    niezwłocznie, nie później niż w terminie 5 dni roboczych, udzielić potrzebnych informacji lub udostępnić wnioskowane dokumenty, potrzebne do ustalenia wszystkich okoliczności rozpatrywanego zgłoszenia wewnętrznego;

2)    zwolnić z wykonywania obowiązków służbowych pracownika wezwanego w celu jego wysłuchania.

        2. Każdy pracownik jest zobowiązany do współpracy w zakresie niezbędnym dla prowadzonego postępowania wyjaśniającego, w szczególności do udzielenia potrzebnych informacji oraz stawienia się w umówionym terminie w celu jego wysłuchania.

3. W toku postępowania wyjaśniającego, upoważniona osoba  do przyjmowania zgłoszeń odpowiada za zgromadzenie dokumentów potrzebnych do ustalenia zasadności zgłoszenia wewnętrznego, zaś podejmowane czynności utrwala w formie notatki służbowej.

4. Z wysłuchania pracowników wezwanych w celu złożenia wyjaśnień sporządza się protokół.

§ 23.

Osoby uczestniczące w postępowaniu wyjaśniającym, niezależnie od charakteru tego udziału, są zobowiązane do złożenia pisemnego oświadczenia o zachowaniu w poufności wszelkich informacji, o których dowiedziały się w czasie prowadzonego postępowania wyjaśniającego. Obowiązek zachowania poufności trwa także po zakończeniu postępowania.

§ 24.

1. Po weryfikacji zgłoszenia wewnętrznego i oceny prawdziwości informacji o naruszeniu prawa wskazanej w jego treści, postępowanie wyjaśniające kończy się sporządzeniem, uprzednio zaopiniowanej przez radcę prawnego ZCB, informacji końcowej stwierdzającej:

1)    zasadność informacji o naruszeniu prawa;

2)    bezzasadność informacji o naruszeniu prawa.

2. Informacja końcowa w sprawie zgłoszenia wewnętrznego zawiera, w szczególności:

1)      opis naruszenia prawa;

2)      ustalenia poczynione w toku postępowania wyjaśniającego;

3)      informację co do zasadności zgłoszenia wewnętrznego;

4)      w przypadku zgłoszeń zasadnych, rekomendacje dalszych działań następczych, w tym ewentualnych działań w stosunku do osoby, której zgłoszenie dotyczyło;

5)      zalecenia mające na celu wyeliminowanie podobnych naruszeń prawa w przyszłości.

2. Po zapoznaniu się z informacją końcową w sprawie zgłoszenia wewnętrznego pracodawca podejmuje decyzję w zakresie działań mających na celu eliminację stwierdzonych naruszeń prawa i przeciwdziałanie ponownemu ich wystąpieniu, w tym w szczególności działania przewidziane przepisami prawa pracy, zmiany organizacyjne, czynności kontrolne lub zawiadomienie właściwych organów.

Rozdział 8

Zgłoszenia nieprawdziwe

§ 25.

1. W przypadku ustalenia w wyniku wstępnej weryfikacji zgłoszenia wewnętrznego lub
w następstwie postępowania wyjaśniającego, że w zgłoszeniu wewnętrznym świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, sygnalista będący pracownikiem, ponosi odpowiedzialność wynikającą z przepisów prawa pracy.

2. Jeżeli sygnalista pozostaje z ZCB w stosunku innym, niż stosunek pracy, ustalenie okoliczności, o których mowa w ust. 1, może skutkować rozwiązaniem umowy w oparciu, o którą stosunek ten jest kształtowany.

§ 26.

W przypadku okoliczności, o których mowa w § 25 informacja, co do zasadności zgłoszenia wewnętrznego powinna zawierać szczegółowe ustalenia oraz informację, w przedmiocie celowości dokonania zawiadomienia do właściwych organów w związku z możliwością naruszenia przepisów ustawy.

§ 27.

Przepisy niniejszego rozdziału nie wyłączają możliwości dochodzenia roszczeń, w tym przez osoby trzecie na podstawie przepisów ustawy.

Rozdział 9

Prawo do zgłoszenia zewnętrznego i ujawnienia publicznego

§ 28.

1. Sygnalista, w każdym przypadku może dokonać zgłoszenia informacji o naruszeniu prawa, z pominięciem niniejszej Procedury do Rzecznika Praw Obywatelskich albo innego organu publicznego, właściwego w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, wskazanej w ustawie.

2. Dokonanie zgłoszenia wewnętrznego lub zgłoszenia zewnętrznego, nie wyłącza uprawnień sygnalisty do dokonania zgłoszenia również do instytucji, organów lub jednostek Unii Europejskiej.

3.  Zgłoszenie zewnętrzne dokonane z pominięciem Procedury nie skutkuje pozbawieniem sygnalisty ochrony, o ile spełnione zostały warunki wynikające z ustawy.

 

§ 29.

Sygnalista, który dokonał ujawnienia publicznego podlega ochronie, o ile spełnione zostały przesłanki wskazane w ustawie.

Rozdział 10

Ochrona danych oraz postępowanie z dokumentacją

§ 30.

1. Dane osobowe sygnalisty, osoby, której zgłoszenie wewnętrzne dotyczy oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu wewnętrznym podlegają ochronie prawnej zgodnie z przepisami
ustawy. W przypadkach nieuregulowanych ustawą stosuje się przepisy o ochronie danych osobowych.

2. Dane osobowe oraz inne dane na podstawie, których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować sygnalistę nie podlegają ujawnieniu, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty,
z wyłączeniem sytuacji, w której ujawnienie tożsamości osób wskazanych w ust. 1 jest wymagane na podstawie przepisów powszechnie obowiązującego prawa.

3. Jeżeli zgłoszenie wewnętrzne nie zawiera informacji, czy sygnalista wyraża zgodę na ujawnienie swojej tożsamości, upoważniona osoba do przyjmowania zgłoszeń w ramach wstępnej weryfikacji zgłoszenia wewnętrznego kontaktuje się z sygnalistą w celu ustalenia tej okoliczności. Powyższe następuje pod warunkiem, że sygnalista podał adres do kontaktu.

4. Sygnalistę należy każdorazowo informować o okolicznościach, w których ujawnienie jego tożsamości stanie się konieczne, w szczególności w związku z postępowaniami prowadzonymi przez inne organy.

§ 31.

W związku z przyjmowaniem i weryfikacją zgłoszeń wewnętrznych, podejmowaniem działań następczych oraz przetwarzaniem danych osobowych osób wymienionych w zgłoszeniu wewnętrznym, pracownicy ZCB realizujący ww. zadania, są zobowiązani do:

1)    posiadania pisemnego upoważnienia, w tym upoważnienia do przetwarzania danych osobowych w zakresie niezbędnym do realizacji zadań określonych w Procedurze;

2)    złożenia oświadczenia o zobowiązaniu do zachowania poufności;

3)    traktowania wszystkich zgłoszeń z należytą powagą i starannością w sposób poufny, a przy ich rozpatrywaniu koniecznością kierowania się zasadą bezstronności i obiektywizmu;

4)    zachowania tajemnicy w zakresie wynikającym z ustawy.

§ 32.

Dokumentacja zgromadzona w następstwie przyjętego zgłoszenia wewnętrznego:

1)    nie może być udostępniana i rozpowszechniana w żaden sposób, poza sytuacjami gdy obowiązek jej przekazania wynika z przepisów prawa;

2)    podlega ochronie przewidzianej dla danych osobowych, co dotyczy wszelkich informacji
w niej zawartych, w szczególności rodzących ryzyko ujawnienia tożsamości zgłaszającego oraz osoby, której zgłoszenie dotyczy;

3)    jest przechowywana w szafie w zamykanym pomieszczeniu biurowym (pokoju), do którego dostęp posiadają jedynie upoważnione osoby.

§ 33.

1.Dane osobowe oraz dokumenty związane ze zgłoszeniem wewnętrznym, w tym dane
w rejestrze są przechowywane przez osobę wyznaczoną do przyjmowania zgłoszeń nie dłużej niż przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie wewnętrzne lub zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

2.Po upływie okresu przechowywania danych upoważniona osoba do przyjmowania zgłoszeń usuwa dane osobowe i niszczy dokumenty związane ze zgłoszeniem wewnętrznym w sposób uzgodniony z komórką organizacyjną właściwą do spraw archiwizacji.

Rozdział 11

Rejestr zgłoszeń wewnętrznych

§ 34.

Zgłoszenie wewnętrzne dokonane w oparciu o przepisy Procedury podlega rejestracji
w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych, za którego prowadzenie odpowiada osoba wyznaczona do przyjmowania zgłoszeń.

§ 35.

1.W rejestrze zgłoszeń wewnętrznych gromadzi się dane dotyczące:

1)    numeru zgłoszenia wewnętrznego;

2)    przedmiotu naruszenia prawa;

3)    danych osobowych sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie wewnętrzne, niezbędne do identyfikacji tych osób;

4)    adresu do kontaktu sygnalisty;

5)    daty dokonania zgłoszenia wewnętrznego;

6)    informacji o podjętych działaniach następczych;

7)    daty zakończenia sprawy.

2.Rejestr zgłoszeń wewnętrznych jest prowadzony w postaci elektronicznej lub pisemnej, w sposób uniemożliwiający nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji w nim zgromadzonych.

Rozdział 12

Ochrona sygnalisty

§ 36.

1.Sygnalista podlega ochronie pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego informacja o naruszeniu prawa jest:

1)    prawdziwa w momencie jej dokonywania;

2)    stanowi informację o naruszeniu prawa w rozumieniu ustawy.

2. Ochrona przysługuje sygnaliście bez względu na to, czy w toku postępowania doszło do potwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa.

3. Ochronie podlegają również osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby
i podmioty powiązane z sygnalistą.

§ 37.

Sygnaliście oraz osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia zapewnia się ochronę przed działaniami odwetowymi, w szczególności poprzez:

1)      poszanowanie zasady poufności tożsamości;

2)      ograniczenie dostępu do danych wyłącznie dla osób upoważnionych;

3)      gromadzenie oświadczeń o obowiązku zachowania poufności osób biorących udział
w wyjaśnianiu zgłoszenia wewnętrznego;

4)      podejmowanie działań informujących o następstwach wdrożenia ustawy;

5)      wyciąganie odpowiedzialności pracowniczej w stwierdzonych przypadkach naruszenia przepisów Procedury.

§ 38.

1.Niedopuszczalne jest jakiekolwiek niekorzystne traktowanie sygnalisty, który korzysta
z ochrony przewidzianej ustawą, w tym stosowanie działań odwetowych, jak również groźby lub próby ich zastosowania.

2.Zabronione jest jakiekolwiek niekorzystne traktowanie sygnalisty pozostające w związku
z dokonanym zgłoszeniem wewnętrznym, w szczególności stosowanie działań odwetowych
w zakresie:

1)      rozwiązania stosunku pracy;

2)      zmiany warunków pracy lub płacy;

3)      zmiany praw i obowiązków wynikających ze stosunku pracy;

4)      odpowiedzialności pracowniczej;

5)      ocen pracowniczych oraz systemu awansowania;

6)      systemu wynagradzania oraz świadczeń dodatkowych;

7)      kształcenia zawodowego.

 

§ 39.

1. Sygnalista, który powziął wiedzę o planowanych względem niego działaniach odwetowych podjętych w związku z dokonanym przez niego zgłoszeniem wewnętrznym, powinien poinformować o powyższym Dyrektora oraz osobę wyznaczoną do przyjmowania zgłoszeń, którzy podejmują czynności w celu sprawdzenia otrzymanej informacji, w sposób zapewniający możliwie najszerszą ochronę sygnalisty, chyba że sygnalista wyraził zgodę na ujawnienie jego tożsamości w związku z takimi działaniami.

2. W przypadku działań odwetowych podjętych w związku z dokonanym zgłoszeniem wewnętrznym, sygnalista powinien niezwłocznie poinformować  komórkę kadrową, która weryfikuje podstawy takiego działania oraz Dyrektora ZCB.

§ 40.

Potwierdzenie zastosowania względem sygnalisty działań odwetowych w związku
z dokonanym zgłoszeniem wewnętrznym, stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych i może skutkować pociągnięciem do odpowiedzialności pracowniczej oraz odpowiedzialności karnej wynikającej z ustawy.

§ 41.

Przepisy niniejszego rozdziału stosuje się również do sygnalistów, niebędących pracownikami ZCB.